ぱんぷきん☆どりーむ-pumpkindream-

私「あかさ」がボイストレーニングや興味を持った話題について色々言ってるブログ

新社会人もぜひ!仕事を早く覚えるメモの使い方

   

メモの画像

以前

知識がすぐ身につく!インプット&アウトプットの話とイチローの名言

という記事で紹介したインプットとアウトプットの方法ですが、これを応用して仕事のメモなんかもいい感じに取れるんじゃないかと思ったので記事にしておきますね!

必ずメモは持っておく

メモを取る人の画像

新人といえど、すでに会社から評価され始めているということに気をつけなければならなりません。これは転職された方やアルバイトの方でも一緒ですね。

その時メモを取る姿勢を見せるのは、これから仕事を教えてくれる先輩方に対する最低限の誠意だと思います。「自分一度見たものはずっと記憶してられるんで大丈夫です」とか、「このぐらいなら前の仕事でもやってたんで大丈夫です」というスタンスはマイナスです。

こういうところでマイナスの評価をされてしまうと、今後の仕事の評価も辛口になってくるし、なにかミスがあると「メモ取ってないからだよ」なんていちいちチクリと言われてしまう可能性が増えていきます。

お願い!ランキング

「お願い!ランキング」という番組をご存知でしょうか?
この番組内のコーナーの一つに、「カズレーザークリニック」というコーナーがある。

Cq9Ek7kUMAAICrT
「メイプル超合金」というコンビの一人である芸人「カズレーザー」さんが、高学歴の女子大生に対してアドバイスをするという企画なんですが、このコーナーのカズレーザーさんのアドバイスが、突拍子もないように見えて的確で、カズレーザーさん自身の評価も上がり、人気なんだそうです。

このコーナーの中で「メモをとる人が真面目だと思い込む上司が嫌だ」という女性がいた。
メモを取ることや、メモを取るふりをするのも嫌なそうで、カズレーザーさんも「会社には何かしらルールがある。それが守れない、守りたくないというのなら、会社を立ち上げるしかない」という極論で締めくくりました笑

メモを取らない、またはその姿勢も見せないという時点で上司の評価はほとんどの場合マイナスです。ましてや仕事のミスが出た時なんかは「それみたことか!」となりかねません。
周りがもしそこまで高学歴でない人の集まりだとしたら、ただでさえ高学歴というだけで鼻につく人もいるでしょうし、その上でメモを取らないなんて生意気甚だしいことでしょう。

そういう不利益を含めて「メモを取らない」ということを選択してしまうのは、高学歴であっても愚かであると思います。自分で評価基準をハードモードにする自殺行為です。

「仕事ができればそれでいい」と思っている上司もいるでしょうが、そういう自分の意思を貫こうとしてしまう人は謙虚ではなくむしろ傲慢なので、おそらく周りとの軋轢も多くなり、仕事はできても人望は薄いように思います。こんな人を「起業するしかない」と締めくくったカズレーザーさんは確かに的を得ていて痛快でした。

話が逸れました笑
とにかく、メモは持っておきましょう。そしてどんなに知っている内容でもメモを取る、またはそういう仕草や姿勢を見せることが大事です。

この時注意することは、メモ代わりにメモを持っていない時はゴミになりそうな紙くずや、チラシの後ろみたいなものを使わないことです。
できることなら、きちんと「メモを取りたいので紙を1枚いただけないでしょうか?」とお願いしましょう。

メモ用紙としてどういう紙を選んだかで、メモする情報をどれだけ重要だと思っているかを見られていることもあります。
「こいつ、今から俺が教えたことを、書いたらすぐ捨ててしまいそうな紙くずにメモる気か…?」と思う先輩もいると思います。

メモのみならず、評価される場面では基準は相手に合わせた方がいいでしょう。「紙をもらえませんか?」といえば、先輩自身が思っている「メモにふさわしい紙」を持ってきてくれます。それを使えば評価がマイナスになることはほとんどないように思います。

先輩を待たせてまでメモを取ろうとしない

ドミノを手で止めている画像

僕が過去に経験したアルバイトも、今就職した会社も、小さな地方の会社です。大手企業のように余裕があるわけではないし、それはほとんどの場合、そこに従事する従業員の心の余裕にもつながっているように思います。もちろん例外は多数存在するでしょうけどね笑

あいにくしょーもない人生を歩んできたので、大企業の新人教育がどんなものかは知りませんが、地方の中小企業の場合に限っては、教えてくれる先輩や上司を待たせてまでメモは取ろうとしない方がいいと思います。

最悪なのは、メモを取ることに集中しすぎて、相手を待たせていることに気づけない状態になってしまうことです。

僕は僕以外の新人の方が必死にメモを取り、それに集中するあまり、教えてくれている人に「とりあえず流れだけ説明していいかな?あとで分からなかったことは聞いてくれて構わないから」と言われているのを何度も見てきました。

この場合どっちが悪いかは難しい問題ですが、教育してくれている人の中で、その新人さんに対する評価が下がったのは間違いないでしょう。

もちろんメモを取っていることや、まだメモを取り切れていないことを察して、何も言わずに待ってくれる心優しい先輩もいます。

しかし多くの場合どんなに優しい人であっても「おいおい、そんな短時間でメモが取れるわけないだろう、もっとしっかり書きなさい」とは言わないでしょうし、そういう人は「あいつはメモを取る時間が少なかった」ということだけを取り上げて、それをマイナスに思うこともないと思います。

もちろんメモの件ごときで評価を下げるようなせっかちな先輩の仕事なんて大大体大したことはありません笑
ただそういう奴に限って悪口を撒き散らすので、そのリスクは避けておいて損はないと思います。

あとメモを取ることに集中しすぎて先輩を待たせてしまう人は、割と勝手だったり、人の話を聞いていなかったり、独りよがりだったりする場合が多いように思います。

いざ仕事を任せてみても、自分のことにいっぱいいっぱいで、顧客やお客さんを待たせているということに気づけない人もいますし、何か問題があった時にも「自分のせいではない」という前提で報告してくる人も多い気がします。

最初はテンパったり、緊張したり、手順を思い返すなどで余裕がないと思いますが、その中でも上記のように「待たせない」という意識をしておくだけで、そういう配慮が出来たり、仮に待たせてしまったとしても「すみません」と言える気づかいができるようになってくると思うので、覚えておきましょう。

どうしても待たせてしまう時は「少しまとめさせてください」と言って時間をもらいましょう。もちろん、時間をもらった後はお礼を忘れないことです。

仕事の流れとポイントを簡潔に書く インプットの応用

本棚の画像

前置きというか、「そういう姿勢が大事」ということに大分文字数を割いてしまいましたが、大事なことなので仕方がありませんね!笑

それではようやくここからメモの取り方を説明します。

知識がすぐ身につく!インプット&アウトプットの話とイチローの名言

まずは上記記事の「インプット」の方から説明しますね。

インプットするためのメモの取り方は、仕事の流れとポイントを簡潔に書くことだと思います。
そう聞くとというか、僕自身も「そりゃメモはそういうもんだろう」とツッコミたくなるのですが、他に上手い言い方が見つからなかったのでこのまま進ますね笑

「簡潔に」とはどれぐらい簡潔に書けばいいのかということですが、スマホの「ユーザ辞書」機能を思い出してみてください。

この機能は、ある文字列を簡単な単語で呼び出せる機能です。
例えば、メールアドレスのような長い文字列を「メアド」という単語で呼び出せるよう登録すると、キーパッドで「メアド」と打ち込んだ際に、予測辞書にメールアドレスの文字列すべてが表示されるようになる機能のことですが、メモでもこの「ユーザ辞書」風に簡潔にするといいでしょう。

このインプット用のメモは、自分だけが意味を理解出来る単語の使い方でメモして構いません。

「報告書作成」などは「報」と書くだけにするとか、「クライアント」は「クラ」とか。

例えば、

「事務所にある鍵金庫を「12345」とパスワード入力して開けて、2番目の棚の45番の札のついた倉庫の鍵を持って、倉庫の扉を開ける。入って一番最初の右側の棚から、「従事登録者名簿」を持ってくる。」

ということを教えられたとしましょう。

その時インプット用のメモには、わかりやすくかなり極端な書き方をすると

じむ→かぎ(12345)→2-45→1-右→じゅうじ めいぼ

↑こんな感じで書きます。
大事なパスワードや専門用語はきちんと書いておきましょう。漢字で書くよりはひらがなの方が早い場合もあると思います。

「じむ→事務所」「2-45→2番目の45番の札のついた鍵」などなど、自分が思い出せる範囲でなるべく少ない文字数で記入しておきます。どこまで文字数を減らすかというさじ加減は、数をこなせば慣れてくることでしょう。

矢印等を使えば単語と単語を手順として簡単に示せます。とにかく先輩から聞いた内容は、自分の分かる程度に簡略化し、大事なことだけを簡単にメモしていきます。

そして次はアウトプットの応用になる。

2つ目のメモにまとめる アウトプットの応用

メモがいっぱい置いてある画像

「アウトプット」という行為は本来インプットしたことを実践するという意味な気がしますので、もしかしたら少し意味が違うかもしれませんが、「最終的にメモした内容を実践する」ということで「アウトプット」というくくりにして、話を進めますね!

知識がすぐ身につく!インプット&アウトプットの話とイチローの名言

この記事で、「インプットは自分なりに情報を咀嚼し、再構築する」ということと、「アウトプットすることで、インプットした情報を知識として定着させる」ということを述べました。

先ほどのメモのやり方は「インプット」に特化したメモの取り方なわけですが、インプットだけでは情報は忘れやすい。あんな単語だけのメモは一週間もすれば何を書いていたかもわからないと思います笑

なので、今度はそれをアウトプットするために、

・話を聞く用のメモ(インプット用)

・話を詳細にまとめるようのメモ(アウトプット用)

このように、2つのメモを用途別に用意します。ぜひケチらずに用意してほしいです笑

先輩の話を聞きながら取るメモはインプット用を使いて、アウトプット用はインプット用のメモに書いたことの意味を忘れないうちに詳細に記入すると、先輩の話をよりインプットしやすくなります。

ただの単語の羅列がどうだったかを思い出しながら、それを詳細な文章としてメモに書く作業は、簡単にインプットした情報を思い出しながら、さらに再構築してアウトプットするため、かなり効果的です。テストの暗記問題を解いているような気分になるんじゃないでしょうか。

ただ先程も言いましたが、インプット用のメモだけだとすぐに忘れてしまう可能性もあるので、アウトプット用のメモを書くのは早ければ早いほどいいです。できることなら出勤日にメモを2つとも持ってきておいて、時間のあるときにすぐアウトプットするといいでしょう。

この作業の中でどうしても思い出せなかったことだけを先輩に聞くようにすれば、先輩の手を煩わせる回数を最小限に抑えられます。

ただその時も、「先輩、今お時間ありますか?」と配慮する姿勢を見せることが大事です。
自分の都合だけでずけずけと聞きに来られたら、少しイラっとしてしまう人もいるでしょう。それは「わからないことがあったらいつでも聞いてくれ」と言ってくれた人であっても同じです笑

極限まで簡略化したメモはインプット用に、それをアウトプット用のメモに時間のある時詳細にメモすることで、ただ話をメモに取るよりもずっと多くのことを覚えられる上、わからない部分も明確になります。

こうしてみると、やはりインプットとアウトプットの組み合わせは仕事のメモにも十分使えるのではないでしょうか。

小技集

手品の画像

最後に「小技集」と称した細かな配慮やメモを取る時間稼ぎなんかを紹介していきますね!
なにぶん僕が普段やっているだけで効果はテキメンとはいかないでしょうが、普段意識していないことを意識するだけでだいぶ違うと思うので、時間がある時に見てくれたら嬉しいです!

相手の言うことを繰り返す

メモをする前に教えてくれた人の話を自分なりの言葉で反芻すると、最初から自分なりの解釈をしたあとにメモを取ることができます。また自分で声に出して復唱することで記憶に定着しやすくなるので、メモを取りきる時間がなくても、あとで途中までとったメモのキーワードを頼りに補完することもできます。

ただ「オウム返し」のように、教えてくれる人の言葉をまるっきり同じに言ってしまうと、相手を不快にさせてしまう可能性があるので気をつけましょう。

「Aまでの作業が終わったら、次にBなんだけど、その前に一度◯◯さんに許可を取りに行かないといけないから、忘れないようにね。」

と言われて、そのまま繰り返すのではなく、

「Aが終わったら、◯◯に許可を取り行ってから、Bなんですね!」と言った具合に、自分なりの解釈を口に出すようにしましょう!

たまに、「同じ内容をなぜ繰り返し言うのか、はい分かりましたと言えばいいのに」という上司がいるが、そういう人は周りから指示を受けても「わかった」と返事している人が多いように思います。

その結果どうなるかというと、指示したはずのことを「聞いていない」とか言い始めたり、小さな勘違いをしていたりして、結果的にその確認作業に時間を取られたりしている印象を受けます。

自分なりに解釈しようとせず、ただ話を聞いただけでわかった気になり、そのやり方を他の人にも押し付けているような人が多いので、あまり相手にしないことをお勧めする。その場では「すみません」と気をつけるか、何度も指摘された場合は、その人の時だけ対応を変えるようにしましょう。

一度相手の指示を自分なりに解釈して口に出すということは復習にもなり、その時点でなにか間違いがあればその場で「いや違うよ」と指摘される機会があるので、受けた指示を適切に処理できる確率が上がります。

よほど片手間でできそうなどうでもいいことまで上記のようにする必要はないとは思いますが、なるべく受けた指示はその場で反芻し口に出してみましょう。メモを取る時間稼ぎにもなりますし、相手の思惑と間違いないかとの確認作業にもなり一石二鳥です。

わからないことは自分なりの予測をした上で質問する。

メモを取ったあとにどうしても思い出せないことや、メモは取れたがちょっと不安だから確認したいというときに、ただ「ここどうするんでしたっけ?」とか、「この部分もう一度教えてくれませんか?」と聞くのはNGだと僕は思います。

そう聞いてしまうと、教えた方は「一応さっき言ったはずなのに、また一から教えなきゃいけないのか?メモも取っていただろうに…。」と感じていたり、我慢できない人は「この前言ったよね?」と攻めてくる人もいることでしょう。

実際にそのように責められた時、「いや、その他はメモに取れていたんだけど、ここだけわからなくて…。」と言い訳したくなりませんか?それであれば最初からその姿勢を見せることが肝心です。

「Aまでの作業が終わったら、次にBなんだけど、その前に一度◯◯さんに許可を取りに行かないといけないから、忘れないようにね。」

先ほどの例で、自分が「いつ◯◯さんに許可を取りに行けばいいか忘れてしまって、メモにも書けなかった」ということにしておきます。

その時、「AとBの作業、もう一度教えてもらえませんか?」とか「Aと Bの作業ってどうやるんでしたっけ?」と聞くのはダメです。それでは教えてくれた人が上記のような不満を抱きかねません。

なので事前に自分で予測を立てておいて、

「AとBの作業の時、◯◯さんに許可を取りに行くのはBの前でよかったでしょうか?」というような具合で聞くようにしましょう。

わからないことの前後は確かに覚えていますよ、という姿勢を見せることができるので、相手も一からまた説明しなければならないという不満を抱かなくてすむ上、YESかNOで解決できたり、「違うよ、◯◯だよ」と一言で解決できるようになるので、あらかじめ自分の予測を立てた上で質問すれば、あまり教えてくれた人の手を煩わせることなく、自分のメモを補完できます。

ただ

「◯◯さんの許可って、Aと Bの間ならいつでもいいんですよね?」みたいに、あまりにもいい加減な予測で質問してしまうと、「おいお前さっき何聞いてたんだ」と言われかねませんので注意しましょう笑

まるっきり覚えていない事柄に関しては、下手に予測を立てたりせずに、「すみませんメモを取るのを忘れてしまって…。」と素直に言いましょう。あまりそうやって何度も聞きすぎるのも良くありませんが…。

録音してしまう

これはもう小技というよりもはや裏ワザ、チートですね笑

今はなんとボールペン型のボイスレコーダーという007のスパイ道具じみたものもあります。
amazonのレビューを見る限りあまりにも安いものは使い物にならないようなので気をつけましょう。

リモコン付ボールペン型ボイスレコーダー 「VR-P003N」 VR-P003のリニューアル版!

こんなコナン君もびっくりな道具を使わなくても、今はスマホさえ胸ポケットのあたりにでも忍ばせておけば十分録音できると思うので、どうしても覚えなくてはいけないという時の奥の手として覚えておいてもいいと思います。

ただこういう楽をしようという精神は、いつボロが出るかわからないので、あまり多用しないほうがいいかもしれませんね。

最後に

メモの取り方一つとっても、相手が自分を評価するポイントはたくさんあります。
仕事中はいつだって評価されているのは当然ですが、それはメモを取るその姿勢に対しても例外でないということを理解しておきましょう。

これが正解というわけでは必ずしもありませんが、相手を不快にさせないように、また自身の評価を下げられないようにするために、今まで仕事を教えてもらう時に何も考えていなかった人なんかは、今回紹介した方法を意識してみてはいかがでしょうか。

とりあえず今回もだいぶ長くなってしまったので、これぐらいでひとまずおいとまします!
それでは、また次の記事で!

 - お仕事メモ, マインド