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プログラマーは上手かも?仕事で人に指示を出すときのコツ&ポイント

   

誰かに仕事をお願いする時や、上司として部下に指示を出して、「どうしてそうなったの?」とか「あー、そういう感じなっちゃったか…」という結果になったことってありませんか?

僕も誰かに仕事をお願いして「…どうしてこうなったんだ…。」と思ったり、それなら一人でやったほうがマシだった…なんてこともあります。

最悪な場合、「あの人には指示してもまともに動いてくれない」と、相手のせいにしたりして、自己嫌悪に陥ったりしましたが、その前に自分の指示自体に間違えというか、誤解されるポイントがあるのではないか、ということを考えるようになりました。

その結果人への指示には、誤解されるポイントと、誤解されないようにするコツがありましたので、今回はメモがてら記事にしますね!

「だろう運転」はしない。

一番最初に気をつけることは、「だろう運転」です。

「だろう運転」とは、自動車の免許を取るときの教習所とかで使われる言葉ですが、「こっちの車線が優先だから、対向車は譲ってくれるだろう」とか、「夜遅いし歩行者もいないだろう」など、自分の都合の良い予測を立てて運転することを言います。

結果として大事故につながることもあるため、こうした楽観的な予測は大変危険なんですが、人に対する指示にも同じことがいえます。

仕事における「だろう運転」とは、「相手も大分仕事に慣れてきたから、もういちいち言わなくても分かるだろう」とか、「コレぐらい一般常識だから」という理由で、指示の内容を省くことを指します。

相手の裁量に任せるような指示をする時点で、何かあった時の責任は指示を出した方にあるのですが、上記のような自分に都合の良い推測をする人に限って、指示を受けた人のせいにすることが多い気がします笑

とにかく!仕事も車の運転も、「だろう運転」はやめましょう!

箇条書きにできるようわかりやすく

仕事の指示は「箇条書き」にできるように指示すると、支持された方も分かりやすいと思います。

「この手紙、○○さんのところに置いてきてください。」

上記のような簡単な仕事でも、文章としてまとまりを持たせるのではなく、

「この手紙を持って、○○さんの机の上に置いてきてください」

という風に言うと、

・この手紙を持っていく

・○○さんの机の上に置く

という風に、受けた指示をぶつ切りにすることができて、こなすミッションを1つずつに分けることができます。

上記のような簡単な仕事だと違いがわかりづらいですが、たくさんの指示や複雑な指示を出す時はすごく便利です。

一箇所にまとまっている箱を棚に片付けてもらう時などに、「この箱、ラベルが棚に貼ってあるから、それごとに棚に入れといて」という指示を出したとします。

この指示はすでに「ラベルを見ればそれ通りにできるだろう」という自分に都合の良い推測がされている「だろう運転」です。

なのでこの場合も、「この箱はこの棚に」「この箱はこの棚に」という風に指示をぶつ切りにして出していくと、お互いの誤解がなく指示が通ります。

「もしも」の場合を伝えておく

人から受けた指示に関しては、小さなトラブルが発生した時点で作業がストップしてしまったり、そのトラブルから予期せぬ方向に物事が進んだりする可能性が高いですよね。

それを回避するためには、当たり前ではありますが「もしもの場合どうするか」ということを伝えておくと良いと思います。

あらゆる場合を想定してその全てに対して対処法を伝えていては、おそらく相手が覚えきれない場合があると思いますので、最も起こりやすいトラブルとその対処法を2〜3個伝えておいて、それ以外のトラブルが発生した場合は「一度聞きに来て」と伝えておくと親切ですね。

途中経過を確認する

最初の指示だけして終わったときの結果だけ見てしまうと、いざ間違ったときにどこで何を間違えたのかの確認に時間がかかります。

合間合間で必ず進捗の確認をして、その時点で何か問題が起こりそうであれば指摘し、何も問題なさそうであっても、「ここまで順調ですので、次は○○の作業ですね」といったように、次に行う工程の確認をしてからその場を離れたほうが良さそうです。

しっかり褒める

指示を受けている人に対しては、感謝と褒めることを心がけましょう。
「できて当たり前」というような姿勢は、指示を受けた相手を「頑張って損した」という気持ちにさせ、次に指示するときに、相手のやる気を大きく損ないます。

「拙い指示で申し訳ないと思ったんだけど、こんなにしっかりやってくれてありがとう!」と言った具合に、しっかりと相手に花をもたせてより良い関係を築いていけば、自分の指示に対する理解度はどんどん増していき、自身が指示に費やす労力がどんどん減っていきます。

そう聞くと相手を利用しているように聞こえてしまいますが、意外と「利用している」と思いながら褒めても上手くいかないものです。しっかりと褒めることでようやくその気持が相手に伝わるので、やっているうちに心の底から感謝し、褒める癖がついてきます。

相手を褒めることは、自分の性格も変える可能性と、今後の仕事の効率にも大きく影響する可能性があるので、今まで淡白なリアクションをしていた方は、思い切って人をオーバーに褒めてみてはいかがでしょうか?

きっとびっくりするぐらい、周りが協力してくれるようになると思いますよ!

プログラミングに似てる?

こうしてみると人の指示もプログラミングのようですね。
「前に進む」とか「左に曲がる」とかシンプルな命令と、「条件が○○の時○○して、条件が満たせなかった○○する」といった「if」「else」のような命令の組み合わせなだけで、人が動くために必要な命令も、実は至ってシンプルな気がしました。

プログラミングはエラーが出ればそこから動かなかったり、同じ行動をずっと繰り返しているだけだったりしますが、それは人間も同じですよね。

そこで新しく命令し直して、自分の思い通りに動かすとこまでそっくりです。
もしかして、プログラミングが得意な人は仕事の指示も上手なのではないでしょうか?

だからといって、人を駒のように使うのとは意味が違いますので、気をつけましょう笑

思った通りの指示をするのはそれだけの手間と労力がかかる。

ここまで書いて「面倒くさい」とか「時間がかかる」とか思われたりすると思いますが、自分が思ったように人に仕事をお願いするためには、それなりの労力と時間が必要だと思います。

しかし自分が指示した通りの結果が得られれば、それは自分が二人いるのと同じことです。そのために多少手間をかけることは決して無駄ではありません。

相手を責める前に、自分の指示の仕方が間違っていなかったか、確認を怠らなかったかということを考えられるようになると、もっと相手の立場に立った指示ができるようになると思います。

そして自分のことは常に省みながらも、相手のことに対してはしっかりと褒めていきましょう。
そうすることで、周りの人との関係がグッと良くなります。

指示は単なるプログラミングに過ぎません。その効果を最大限にするためには、その過程と前後のフォローが大きく作用してくるものだと思います。

今後自身が指示する立場になった時、この記事がお役に立てれば幸いです。それでは!

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